- проставление штампа "Апостиль"
- легализация (МИНЮСТ, МИД, консульство)
Проставление штампа "Апостиль" - это специальный штамп, который проставляется на официальных документах, которые выдают органы стран участниц Гаагской конвенции 1961 года. Апостиль засвидетельствует подпись лица под документом и подлинность печати, которая поставлена на документе. Во всех иных случаях документ должен проходить процедуру легализации в Министерстве Юстиции Украины, Министерстве Иностранных Дел Украины и консульстве страны назначения. Порядок проставления специального штампа "Apostille" (далее - апостиль), для использования Украинских документов в иностранных государствах Апостилирование — это процедура, заменяющая легализацию в тех странах, которые присоединились к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации официальных иностранных документов. В странах, которые являются членами этой конвенции, документы не легализуются. На документах, составленных в стране–участнице конвенции, проставляется апостиль. Апостиль — это удостоверение министерством иностранных дел, министерством юстиции и министерством образования подписи должностного лица, подписавшего или официально удостоверившего какой-либо официальный документ, составленный на территории этого государства. Если на документе, проставлен апостиль то такие документы легализовать не нужно. Апостиль проставляется для всех стран, кроме Германии, Дании, Арабских Эмиратов, Ливии, Канады, Бразилии, и некоторых других стран. Для этих стран применяется процедура легализации.
Отметим, что в нашей стране апостиль проставляется на таких документах:
- на документах, исходящих от органов судебной власти Украины;
- на документах, исходящих от органов прокуратуры Украины, оргнов юстиции;
- на административных документах;
- на документах об образовании и ученых званиях;
- на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;
При этом апостиль не может проставляться на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины, и на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.Также апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, воинских билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки. Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть принятые на территории Украины для проставлення апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины. Соответственно Постановлению Кабинета Министров Украины о предоставлении полномочий на проставления апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18.01.2003 №61,
апостиль проставляется:
Министерством образования и науки
– на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки; К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификатах о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие;
Министерством юстиции Украины
- на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины. В частности, свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, документы, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки.
Министерство иностранных дел
- на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках о состоянии здоровья (при условии их удостоверения гербовой печатью областного управления здравоохранения), справках выданных органами МВД Украины, а такжена других официальных документах.
Интересной является норма, предусматривающая, что у должностных лиц компетентных органов должны быть образцы подписей лиц, которые выдают или могут выдавать официальные документы, а также образцы оттисков печатей и штампов, которые проставляются или могут быть проставлены на соответствующих документах. Это нужно для их сверки с подписями и оттисками печатей и штампов на документах, предоставляемых для проставления апостиля. В случае отсутствия у компетентного органа образца соответствующей подписи, оттиска печати или штампа апостиль может быть проставлен только после получения такого образца.
Примечание: документы которые выданы ЗАГСом ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., архивная справка, выписка) должна быть легализована в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например Киевское областное управление юстиции находится в г.Киеве, Одесское в г.Одессе, Львовское в г.Львове. Только после областного управления ЗАГСОВСКИЕ документы апостилируются в МИНЮСТе.
Что такое двойной и одинарный апостиль?
Например, для заключения брака граждан Украины на территории Швейцарии необходимо, апостилировать нотариальное Заявление о семейном положении. В связи с этим на оригинале указанного заявления Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставления апостиля снова в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется многими государствами -участницами Конвенции, в частности Голландией, Португалией, Францией, Швейцарией, Данией, Норвегией и другими государствами. В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, довольно проставления апостиля лишь на оригинале этих документов. В этом случае печать апостиля ставится на оригинале документа, после чего удостоверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который удостоверяется нотариусом. Это одинарная процедура проставления апостиля.В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применятся. Например Республика Италия.
ВНИМАНИЕ!!!
Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть апостилированы госорганами иностранного государства.
Следует также отметить процедуру апостилирования для документов выданных органами системы Образования Украины, а именно - школьные аттестаты, дипломы, дополнения к аттестатам и дипломам государственного образца, справки и ученые звания – такие документы подлежат апостилированию в оригинале в Министерстве Образования и наук Украины , после чего делается перевод документа на нужный язык с нотариальной заверкой, и проставляется апостиль на переводах в МИНЮСТе Украины.
Порядок легализации документов для использования в иностранных государствах.
Легализация - это приведения документов в легальную форму, которая отвечает законодательству иностранного государства и признается государственными органами этого государства. Легализация документов требуется практически всегда, когда документ необходимо представить в официальные органы другого государства, — документ, выданный, например, на Украине, имеет юридическую силу только на территории Украины, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация. В отличие от процедуры апостилирования легализация документа осуществляется с целью его последующего представления в официальные органы иностранного государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.
Что, это значит?
Если страна отсутствует в Списке стран учасниц Гаагской конвенции – ПРИМЕНЯЕТСЯ ПРОЦЕДУРА ЛЕГАЛИЗАЦИИ.
Процедура консульской легализации может быть осуществлена как для оригиналов так и нотариально заверенных копий документов — это могут быть как личные документы граждан (свидетельства о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, дипломы, аттестаты, заявления, разрешения и др.), так и документы юридических лиц (уставы, учредительные договора, свидетельства о регистрации, постановке на учет и др.). Данный вид легализации осуществляется в органах Министерства юстиции Украины , Министерстве иностранных дел Украины, а затем в консульстве страны назначения на территории Украины. Только после прохождения всех трех этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.
Министерство иностранных дел легализирует следующие документы:
- оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным ЗАГС г. Киева ( то есть легализируются документы образцу 1991 года на которые изображены герб УКРАИНЫ, то есть которые выданные после распада Советского Союза).
- на справках выданных органами МВД- оригиналах медицинских справок
- оригиналах справок, которые выдаются иностранными Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, которые заключают брак на территории Украины ( такая справка предъявляется в ЗАГС для оформления брака).
Министерство юстиции легализирует следующие документы:
- оригиналах документов выданных нотариусами и судами
- нотариальные копии, переводы и прочие документы, удостоверенные или выданные государственными, частными нотариусами ( нотариальные копии, нотариальные переводы, справки о местожительстве после нотариального засвидетельствования копии с оригинала).
После легализации документов в МИНЮСТ, МИД Украины, официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться(например, если документы оформляются для Германии, то после легализации в МИД и МИНЮСТ, их необходимо легализировать в консульстве Германии). МИД Украины не легализирует документы, которые выданные на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Например, если документ выдан на территории Германии и его необходимо предъявить в госорганы Украины, этот документ необходимо легализировать на территории Германии в Украинском Консульстве (Мюнхен, Бонн, Берлин, Франкфурт-на-Майне).
Процесс легализации можно разделить по документам на 2 варианта:
1 вариант -легализация документов в областном или городском управлении юстиции, потом в МИД, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.( это все документы, которые выданные органами ЗАГС )
2 вариант - из документа делается нотариальная копия, эта копия легализируется в Минюсте, МИДе, после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.
Обратите внимание на то, что в первом случая документы легализируются в оригинале, в второй- в виде нотариальной копии.
Примечание: документы которые выданы ЗАГСом ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., выписка) должна быть легализована в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например Киевское областное управление юстиции находится в г.Киеве, Одесское в г.Одессе, Львовское в г.Львове. Только после областного управления ЗАГСОВСКИЕ документы легализуются в МИДе, МИНЮСТе. ВНИМАНИЕ!!! Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть легализованы в консульстве Украины. Это при процедуре легализации !!!
В соответствии с Памяткой о легализации документов в МИД Украины, документы, составленные на территории иностранных государств, в том числе нотариально заверенные, должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Консульское учреждение (т.е. консульский отдел посольства или консульство) Украины в государстве происхождения документов принимает документ к легализации лишь после того, как он будет заверен в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ. Такое заверение МИДа иностранного государства может быть выдано в форме апостиля на доверенности. Однако такой апостиль требует дополнительной легализации в консульстве Украины.Министерства иностранных дел зарубежных государств, как правило, не заверяют подписи и печать нотариуса, заверившего доверенность. Поэтому между МИДом и нотариусом появляется еще одно дополнительное звено – как правило это Министерство юстиции, или иной орган, в ведении которого состоят нотариусы в данной стране. Минюст заверяет подлинность подписи и печати нотариуса, а также его статус. В дальнейшем в МИДе зарубежного государства удостоверяют, что приложенная печать действительно является печатью Минюста, а подпись действительно принадлежит соответствующему должностному лицу Минюста. В случае отсутствия в стране происхождения документов консульского учреждения Украины, иностранные документы могут быть легализованы Консульским управлением МИД Украины, однако только при условии их заверения в МИД страны происхождения документов и в консульском учреждении этой страны, представляющем ее интересы в Украине.
ПРИМЕЧАНИЕ: Легализация проставляется при наличии доверенности. Апостиль проставляется без доверенности. Апостиль и легализация документов проставляется при наличии оригиналов документов или их нотариальных копий.Апостиль проставляется при условии, что страна указана в списке стран участниц Гаагской конвенции (см.ниже).
Перечень стран, которые присоединились к Гаагской Конвенции,
которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов, 1961 года
(апостиль)
|
|
|
|
